Poradnik pracy zdalnej.

Wideokonferencje

Przechodząc w tryb zdalny, warto pamiętać o utrzymaniu kontaktu ze współpracownikami. Nic nie zastąpi codziennych spotkań przy kawie, jednak poza aspektem towarzyskim spotkania w biurze pozwalają na szybkie zlecanie zadań, wymianę istotnych wiadomości, informowanie o statusach zadań i ewentualnych pojawiających się problemach. Świetnym sposobem na przeniesienie spotkań do sieci są wideokonferencje. Polecamy organizowanie codziennej wideokonferencji wszystkich członków zespołu o stałej porze. Poza byciem na bieżąco ułatwi to stworzenie nowej rutyny i systematyczności w codziennej zdalnej pracy.

Harmonogram narzędziem dla pracodawcy

Podstawowym narzędziem organizującym pracę zespołu jest harmonogram. Znajduje on szczególne zastosowanie w czasie, kiedy cały zespół pracuje zdalnie. Brak możliwości bieżącego kontrolowania pracy swojego zespołu “na żywo” skutecznie zastąpi regularnie aktualizowany i dostępny online harmonogram. Funkcjonalności takie jak statusy zadań; dodawanie komentarzy, czasu pracy i załączników oraz powiadomienia zapewniają błyskawiczny wgląd w pracę firmy.

Harmonogram narzędziem dla pracownika

Pracując zdalnie na każdego pracownika spada większa niż zazwyczaj odpowiedzialność za organizację swojego czasu, dbanie o jego efektywne wykorzystanie i motywację. Planowanie swoich zadań, zapisywanie czasu poświęconego na jego realizację, sprawna komunikacja z współpracownikami i klientami są kluczowe w efektywnym wypełnianiu obowiązków poza biurem. Każdej osobie ginącej w gąszczu zadań w trakcie pracy zdalnej szczególnie polecamy korzystanie z aktualizowanego na bieżąco harmonogramu. To proste narzędzie pozwoli dokładnie zaplanować swój czas i ułatwi utrzymanie się w dotychczasowym trybie pracy bez względu na jej miejsce.

Bezpieczeństwo sprzętu i wsparcie techniczne

Organizacja pracy zdalnej to nie tylko dbanie o efektywność ale też bardziej prozaiczne kwestie związane z pracą poza naturalnym środowiskiem. Spodziewając się dłuższego czasu pracy zdalnej, większość z nas zabiera do domu służbowy sprzęt: laptop, telefon, dodatkowy monitor, dysk zewnętrzny itp. Poza biurem sprzęt ten jest bardziej narażony na wszelkiego typu uszkodzenia, zalania czy nawet kradzież. Warto więc zastosować dodatkowe środki ostrożności. Jeśli macie taką możliwość, warto przeznaczyć na pracę w domu osobną przestrzeń. Pamiętajcie też aby nie pożyczać sprzętu służbowego innym członkom rodziny. Nie wszystkie sytuacje można jednak przewidzieć. Jeśli przydarzy nam się awaria sprzętu lub oprogramowania pracując poza biurem, warto aby Twoja firma była przygotowana na taką sytuację. Dlatego warto przygotować odpowiednie procedury takie jak opracowanie zasad serwisowania sprzętu używanego poza biurem i sposoby komunikacji z działem technicznym.

Bezpieczeństwo informacji

Pracując zdalnie jesteśmy narażeni na szereg dodatkowych zagrożeń. Przede wszystkim narażone są poufne, firmowe informacje, które w niepowołanych rękach mogą przysporzyć nam wielu nieprzyjemności. Źródło problemów najczęściej stanowią niezabezpieczone sieci domowe i podatne na zainfekowanie, niezaufane inne urządzenia (np. telefony czy komputery innych członków rodziny, na które nie mamy większego wpływu). Jeśli sieć domowa nie jest zabezpieczona (samodzielnie ustawione hasło to absolutne minimum) to stanowi niebezpieczne środowisko dla sprzętów i informacji firmowych.

Podstawą dbania o bezpieczeństwo informacji jest rozdzielenie aktywności prywatnych i służbowych na oddzielne urządzenia. Choć praca na prywatnym komputerze lub wieczorne oglądanie seriali na służbowym laptopie może wydawać się atrakcyjnym pomysłem, to równie interesującym może się to stać dla osób chcących pozyskać nasze poufne dane.

Pracując w domu lub w miejscu publicznym jesteśmy też narażeni na niechciane i potencjalnie niebezpieczne zainteresowanie naszą pracą obcych nam osób. Zatem jeśli pracujemy nad czymś poufnym postarajmy się aby nasz ekran nie był widoczny dla nikogo poza nami samymi, blokujmy też komputer za każdym razem gdy od niego odchodzimy.

Jednym z najefektywniejszych rozwiązań zwiększających bezpieczeństwo w sieci jest ustawianie indywidualnych haseł dla wszystkich usług i ich regularne zmienianie. Jeśli na co dzień jesteśmy zmuszeni logować się w wielu miejscach w sieci, bardzo pomocny może okazać się menedżer haseł, który “trzyma” w sobie dane dostępowe do wszystkich używanych usług i serwisów. Oczywiście korzystając z takiego rozwiązania szczególnie należy dbać o hasło do samego menedżera.

Narzędzia pracy zdalnej

Pracując w trybie home office borykamy się z trudnościami, z którymi zazwyczaj nie spotykamy się spędzając każdy dzień w biurze. Będąc w domu nie zapytamy kolegi z biurka obok o sugestie na temat projektu, nad którym pracujemy, nie usłyszymy przypadkiem rozmowy o rozwiązaniach, które skutecznie moglibyśmy wykorzystać w naszych działaniach. Dlatego warto zapoznać się z kilkoma przydatnymi narzędziami, które mogą usprawnić naszą pracę i komunikację z resztą zespołu.

Do codziennych spotkań całego zespołu polecamy wykorzystanie narzędzi do wideokonferencji takich jak Skype, Google Hangouts czy Google Meet. Ten ostatni posiada możliwość udostępnienia swojego ekranu innym członkom rozmowy, co jest szczególnie przydatne przy omawianiu projektów lub planowaniu zadań.

Praca zdalna, tym bardziej praca na innym środowisku i komputerze niż zazwyczaj może ograniczać nasz dostęp do niezbędnych materiałów. Warto zapewnić sobie dostęp do usług takich Google Drive lub Dropbox i potrzebne materiały przechowywać w chmurze, dostępnej na każdym urządzeniu.

Jeśli w swojej pracy wykorzystujemy inne profesjonalne, licencjonowane programy, warto wcześniej zapewnić sobie do nich dostęp zdalny. Jeśli nie pamiętamy hasła do programu, który wykorzystujemy od czasu do czasu, a okaże się on niezbędny akurat gdy będziemy poza biurem, brak dostępu do niego może nas bardzo ograniczyć. W takich przypadkach polecamy w szczególności korzystanie z odpowiednio zabezpieczonych menedżerów haseł.

W przypadku problemów technicznych lub wymaganej jednoczesnej współpracy nad projektem z współpracownikami przydatny może okazać się zdalny dostęp do naszego komputera. Upewnijmy się, że przed rozpoczęciem pracy zdalnej skonfigurujemy program taki jak np. TeamViewer czy AnyDesk.

Nic tak dobrze nie organizuje pracy i nie zwiększa produktywności jak dobry plan działań. Dlatego tak przydatnym okazuje się zdalny harmonogram online, do którego dostęp ma każdy członek zespołu. Planowanie zadań na kolejne dni, śledzenie postępów, monitorowanie czasów pracy i efektywna komunikacja poprzez komentarze i powiadomienia może sprawić, że pracując zdalnie nie odczujecie różnicy organizacyjnej w swojej codziennej pracy. Do takich zastosowań polecamy szczególnie moduł Zarządzania Projektami i moduł do Pracy Zdalnej systemu TeamFlow.

Praca i czas wolny pod jednym dachem

Przebywając cały dzień w domu i poświęcając znaczną jego część na pracę, łatwo zatracić granicę pomiędzy pracą a sferą prywatną. Dla niektórych praca w domu może przysparzać trudności w skupieniu na zadaniach, motywacji i samoorganizacji przez co spada ich produktywność i efektywność. Dla innych sytuacja taka wpływa na zwiększenie koncentracji i większą łatwość osiągnięcia stanu “flow”; takie osoby mogą być bardziej narażone na przepracowanie i znaczne ograniczenie czasu wolnego. Dodatkową trudnością dla osób, które nie mieszkają same może być organizacja przestrzenii domowej na pracę i inne zajęcia dla wszystkich domowników. 

W każdym przypadku pomocne będzie ustalenie planu pracy. Określenie czasu i konkretnego miejsca na pracę w domu i wcześniejsze uzgodnienie tego z domownikami powinno zwiększyć nasz komfort. Jeśli spodziewacie się, że taka forma pracy może potrwać dłużej niż kilka dni, warto też jasno określić swój tryb dnia i trzymać się go na co dzień. Najlepszą metodą dla większości osób powinno być wstawanie o tej samej porze co zazwyczaj i praca w regularnych godzinach. Pamiętajcie też o czasie wolnym. Poza domowymi obowiązkami postarajcie się wykorzystać ten czas na rozwijanie swoich zainteresowań. Jeśli tylko możecie postarajcie się codziennie wyjść na krótki spacer, z dala od większych skupisk ludzi. Przebywanie w jednej przestrzenii przez całą dobę może szybko odbić się na naszej kondycji psychicznej. Dlatego tak ważne jest oddzielenie czasu na pracę i aktywne wykorzystanie pozostałego czasu na swoje potrzeby i rozrywkę.

Jak pozostać skupionym na pracy przez cały dzień?

Dla znacznej części z nas, dom nie jest typowym środowiskiem pracy. Nawet jeśli zdarza się nam zabierać pracę do domu, zwykle nie spędzamy w ten sposób całych dni czy tygodni. Rozpraszająco może działać na nas samo, niekoniecznie dostosowane do pracy środowisko, pozostali domownicy czy inne rozpraszacze, których w biurze jesteśmy pozbawieni.

Kluczowe będzie w tym wypadku zorganizowanie stanowiska pracy. Wyznaczmy miejsce, w którym będziemy mogli pracować codziennie, w miejscu, w którym nikt nie będzie nam przeszkadzał. Jeśli mamy taką możliwość wybierzmy miejsce, które przez ten czas nie będzie nam służyło do innych celów.

Choć kanapa może wydawać się idealnym miejscem pracy, postarajcie się wybrać inne miejsce. Nie bez powodu pracując w biurze większość czasu spędzamy przy biurku. Praca na kanapie, choć dla wielu wygodna, może okazać się niepotrzebnie rozleniwiająca. Poza tym, po kilku dniach pracy i wieczornego wypoczynku w tym samym miejscu, nasza ulubiona kanapa może stać się najbardziej znienawidzonym meblem w domu.

Zadbajcie o odpowiedni strój do pracy. Jeśli na co dzień chodzicie w garniturze, to oczywiście pracując w domu możecie z niego zrezygnować, jednak nie powinniście popadać w inną skrajność - dres. Pracując w wygodnym dresie łatwiej o utratę motywacji i szybsze zniechęcenie. Polecamy ubranie się do pracy w domu podobnie jak gdybyście wybierali się do biura. Poza wygodą, ubiór ma tu jeszcze jedno znaczenie. Przebierając się w wygodniejsze rzeczy po skończonej pracy znacznie łatwiej odgraniczyć pracę od czasu wolnego. Jeśli jednak codziennie pracujecie w dresie i nijak nie wpływa on na waszą produktywność, to też nie musicie z niego rezygnować. Nie musicie trzymać się sztywno naszych porad.

Pamiętajcie też o regularnym robieniu przerw od pracy przy komputerze. Możecie wykorzystać zacisze domu do przejścia się po pokoju, zrobieniu kilkuminutowej przerwy na jogę, intensywnego przewietrzenia pomieszczenia, zrobienia kolejnej filiżanki ulubionej kawy. Wykorzystajcie przerwy na zebranie sił na kolejne zadania. W organizacji czasu pracy, ustaleniu przerw, zarządzaniu zadaniami itd. pomocny będzie również harmonogram.

To tylko wybrane praktyki i porady, które sami stosujemy na co dzień. Zachęcamy do wypróbowania ich w dowolnym zakresie i dostosowanie do swoich potrzeb i możliwości. Na koniec pamiętajcie, że wszelkie dodatkowe narzędzia, technologie i zalecenia mają za zadanie pomóc Wam w usprawnieniu pracy zdalnej ale nie powinny przejąć nad Wami kontroli i Was ograniczać. Najważniejsze to otwarta głowa i stosowanie praktyk i narzędzi, które są w zgodzie z Waszym podejściem do pracy.